Come scrivere un manuale per i dipendenti

Un manuale per i dipendenti è uno strumento vitale per comunicare la missione, i valori e le aspettative di un’azienda. Serve da guida per i nuovi assunti, fornendo informazioni coerenti sulla cultura, le operazioni e le aspettative dell’azienda.

Tutte le aziende hanno bisogno di comunicare la propria missione, i propri valori e le proprie aspettative ai propri dipendenti. I manuali per i dipendenti sono un buon mezzo per mettere insieme questi elementi.

Qual è lo scopo di avere un manuale per i dipendenti?

Il contenuto e il livello di dettaglio del manuale dipendono da come si intende utilizzarlo. Un manuale per i dipendenti può essere un archivio di tutte le politiche o un modo per accogliere i nuovi assunti, la strategia di onboarding.

Usare il manuale per guidare i nuovi assunti è una buona idea.

“Un manuale per i dipendenti fornisce ai nuovi assunti informazioni tangibili per aiutarli ad ambientarsi nel nuovo lavoro. È un messaggio coerente su chi siamo, come funzioniamo e cosa ci aspettiamo dai nostri dipendenti”.

Senza l’aiuto di un manuale, i dipendenti potrebbero impiegare del tempo per comprendere la cultura e l’organizzazione di un’azienda.

Un buon modo per affrontare la creazione del manuale è concentrarlo su l’accoglienza dei nuovi assunti e fornire solo le informazioni di cui hanno bisogno (ad esempio riepiloghi e dichiarazioni).

Cosa includere in un manuale per i dipendenti

Un manuale efficace per i dipendenti include:

La mission, la vision e una panoramica della cultura aziendale .
Linee guida per la condotta dei dipendenti.
Dettagli sugli aspetti legali del lavoro.
Riepilogo di vantaggi e benefici .
Descrizioni dei processi aziendali.

E’ utile creare uno schema tenendo a mente questi elementi. Ecco un possibile schema con alcuni esempi per ciascuna sezione:

Si può decidere cosa includere in base alle esigenze specifiche. Fornire solo brevi riassunti di argomenti complessi (ad esempio vantaggi) e collegare o fare riferimento a documenti completi rende chiaro ogni aspetto inserito nel manuale. In generale, è bene evitare di sovraccaricare il manuale di divieti, ma renderlo più attraente aggiungendo un tocco personale come una lettera di un leader senior.

Se si sta creando una versione più lunga e completa del manuale, è giusto spiegare anche le questioni legali (ad esempio, lavoro a tempo determinato o retribuzione del lavoratore).

Man mano che l’azienda cresce e le leggi cambiano, è buona regola che questi nuovi elementi vengono inseriti e affrontati. E’ buona abitudine comunicare il piano di revisione e aggiornamento del manuale ( le revisioni annuali o semestrali sono utili), attuando un processo per condividere ogni cambiamento significativo attraverso bollettini, newsletter o altri mezzi.

Attenzione alla presentazione

Un documento poco attraente e complicato rischia di rimanere permanentemente nella lista “da leggere” dei dipendenti ed è giusto prendersi del tempo per pensare al formato, al layout e al pubblico.

Gli opuscoli stampati sono concreti, ma sono anche più difficili da aggiornare e richiedono la ristampa e la ridistribuzione quando qualcosa cambia.

Anche in questo caso, un approccio creativo è molto utile. Ad esempio, la società di e-commerce Zappos ha creato un manuale per i dipendenti sotto forma di fumetto. Zappos ha riformulato le sue politiche come storie e alla fine le ha rese più facili da leggere e ricordare.

I manuali digitalizzati o le pagine web interattive catturano l’attenzione delle persone e facilitano il collegamento ad altre risorse. Il nuovissimo manuale su GitHub della società di software Basecamp è un esempio notevole.

Questo approccio aiuta ad aggiornare facilmente il suo manuale tramite GitHub e ottenere feedback. Si aggiunge come valore al loro brand aziendale, così i candidati passivi, i tirocinanti e i dipendenti appena assunti, possono ottenere informazioni su come funziona l’azienda direttamente dalla fonte.

Non tutte le aziende realizzano manuali che suscitano interesse, ma possono creare manuali efficaci con il giusto design. Aggiungere immagini, schemi e anche video, quando possibile, può rendere il manuale più coinvolgente.

Usare un linguaggio chiaro e accattivante

I manuali dei dipendenti non dovrebbero essere letti come contratti aziendali o documenti legali. Per incoraggiare i dipendenti a leggere e ricordare i messaggi contenuti, è meglio usare un linguaggio semplice. Ecco alcuni suggerimenti:

Concentrarsi sugli aspetti positivi . Anche quando si indicano divieti (ad esempio, non fumare in ambienti chiusi), è meglio spiegare perché è importante e in che modo aggiunge valore all’azienda nel suo insieme. Mantenere un linguaggio accogliente e istruttivo, piuttosto che autorevole.
Parlare al proprio pubblico. E’ meglio evitare di utilizzare una forma passiva o di rivolgersi a entità astratte (ad esempio “il dipendente”). Utilizzare “tu” e “noi” per rendere il manuale più personalizzabile e accessibile.
Aggiungere umorismo quando possibile. Il manuale non vuole essere divertente, ma aggiungere qualche riga (o immagine) divertente lo renderà più piacevole da leggere.

Usare un tono che corrisponda alla propria cultura. Il tono del manuale rispecchia la vita lavorativa quotidiana dell’azienda. Una società di consulenza con standard professionali rigorosi probabilmente scriverà il suo manuale in un tono professionale e formale. Al contrario, le aziende tecnologiche potrebbero utilizzare un tono più casual.
Breve e semplice . Usare meno parole possibile ed evitare termini tecnici e parole complicate.

I manuali per i dipendenti sono strumenti multiuso, usarli per informare i dipendenti sui valori aziendali e per eliminare la confusione su argomenti importanti. Una volta finito di scrivere, è bene chiedere al proprio avvocato di controllare la legalità del manuale.

E’ anche importante ascoltare il feedback dei dipendenti per garantire che le politiche aziendali abbiano senso.