Come condurre un'intervista strutturata

Condurre un colloquio strutturato implica un processo graduale che include l’analisi del lavoro, la definizione dei requisiti, lo sviluppo di domande guida e di sondaggio, la determinazione di una scala di valutazione e la conduzione del colloquio. Questo metodo garantisce una valutazione equa e oggettiva dei candidati, migliorando l’affidabilità e la validità del processo di assunzione.

Un’intervista strutturata è un approccio sistematico al colloquio in cui si pongono le stesse domande predeterminate a tutti i candidati nello stesso ordine e si valutano con un sistema di punteggio standardizzato. Questo metodo è quasi due volte più efficace dell’intervista tradizionale, riducendo la probabilità di una scelta sbagliata.

Pensa per un momento al tuo solito processo di colloquio . Hai un elenco di domande comuni da cui scegli alcuni esempi al momento (in altre parole un colloquio semi-strutturato)? O preferisci il colloquio non strutturato, senza alcuna preparazione? Senza un sistema di punteggio prestabilito, la tua interpretazione delle risposte del candidato può spesso basarsi sull’intuizione. Il flusso libero può persino comportare rischi di contenzioso poiché le domande spontanee non saranno state valutate in anticipo per la legalità.

Un’intervista strutturata funziona in modo diverso. Qui, ti fornirò una guida passo passo per trasformare i colloqui informali con i candidati in processi affidabili e strutturati.

Cosa rende un’intervista strutturata?

Durante un colloquio strutturato, le domande predeterminate che poni sono tutte correlate a importanti competenze lavorative derivate da una descrizione dettagliata del lavoro. Le domande possono essere comportamentali o situazionali . Sono valutate con un sistema di punteggio specifico con una gamma di risposte accettabili. Quando c’è più di un selezionatore, il team dovrebbe raggiungere un consenso sull’ordine delle domande e sull’interpretazione delle risposte.

Questo processo ha dimostrato maggiore affidabilità e validità rispetto al colloquio non strutturato, riducendo la probabilità di una scelta sbagliata. Non prevede le future prestazioni lavorative come fanno dei test cognitivi, ma ha il vantaggio aggiuntivo del contatto faccia a faccia. I colloqui strutturati assicurano anche che tu possa ridurre i problemi di discriminazione poiché tutti i candidati sono trattati equamente e hanno le stesse opportunità di mostrare le proprie capacità. Questa tipologia di colloquio richiede un po’ più di tempo e denaro, ma i suoi benefici superano di gran lunga i costi.

Come si conduce un’intervista strutturata?

Fase 1: Analisi del lavoro

Per ogni posizione, devi usare l’analisi del lavoro per abbinare le competenze alle mansioni lavorative. Le informazioni di questo processo sono essenziali per progettare un colloquio strutturato. Può aiutarti a sviluppare un annuncio di lavoro professionale e informativo, domande di colloquio strutturate e fasce di stipendio. Oltre alla selezione, può anche aiutarti a soddisfare le tue esigenze di formazione e organizzative.

Suggerimento: i risultati di un’analisi del lavoro potrebbero essere già disponibili. In caso contrario, puoi farlo utilizzando vari metodi, come interviste, questionari e osservazione. Le descrizioni di lavoro comuni possono aiutarti a identificare mansioni e qualifiche che si adattano ai tuoi requisiti.

Fase 2: Definire i requisiti

Ora che hai un elenco dei requisiti necessari per la posizione, devi fornire una definizione completa per ciascuno di essi. Ad esempio, cosa sono le capacità comunicative? Lo capiamo tutti in astratto, ma devi indicare cosa significa per un ruolo specifico. Questo sarà di grande aiuto in seguito, quando dovrai sviluppare una scala di valutazione o esempi comportamentali .

Suggerimento: a seconda della posizione, puoi anche dividere le competenze in fondamentali e secondarie e attribuire un peso diverso a ciascuna.

Fase 3: Sviluppare domande guida e di approfondimento

Le domande del colloquio devono essere sviluppate con grande cura, preferibilmente con l’aiuto di un esperto. Supponendo che dovrai valutare circa sei aspetti fondamentali, puoi sviluppare un set di 12 domande.

Il numero dipende in gran parte da te, puoi chiedere di meno o di più se hai tempo.

Sia le domande situazionali che quelle comportamentali sono correlate al lavoro. Puoi scegliere ottime domande da elenchi esistenti e categorizzarle in base ai requisiti che vuoi valutare. Se hai situazioni che si prevede si verifichino frequentemente in una posizione, puoi includerle nel processo. Fai attenzione, però, a collegarle ad aspetti specifici che sono stati indicati dall’analisi del lavoro e, se possibile, chiedi a degli esperti di testarle.

Le domande di indagine mirano a chiarire punti o ad acquisire maggiori informazioni sulle risposte del candidato e dovrebbero anche essere predeterminate.

Fase 4: Determinare la scala di valutazione

La presenza di un sistema di punteggio è molto importante per garantire decisioni oggettive. Puoi scegliere la scala comune di cinque o sette punti che vanno da basso ad alto. La chiave qui è definire con precisione i livelli di punteggio.

È anche utile sviluppare esempi di comportamenti per ogni livello di valutazione specifico per la posizione. La distinzione tra loro sarà più evidente in questo modo.

Suggerimento: verifica l’affidabilità e la validità della scala di valutazione insieme alle domande del colloquio con l’aiuto di esperti in materia.

Fase 5: condurre l’intervista

Le interviste strutturate possono essere impegnative per un selezionatore. È meglio se c’è una certa formazione per coloro che non hanno familiarità con il modello strutturato o usare una guida che aiuti a comprendere e seguire il processo.

Essere amichevoli, rispettosi ed evitare errori che possano scoraggiare i candidati sono aspetti importanti in tutte le forme di colloquio.

Suggerimento: prendi appunti chiari e concisi per aiutarti a ricordare le risposte. Evita di scrivere la tua valutazione della risposta, ma scrivi i punti principali della risposta. Resisti alla tentazione di valutare attributi che non sono correlati al lavoro e non sono inclusi nella tua pianificazione.

Svantaggi e limitazioni

Gli svantaggi delle interviste strutturate riflettono i vantaggi dell’intervista non strutturata. Quest’ultima procede più come una conversazione e consente una connessione personale tra intervistatore e intervistato. Al contrario, l’intervista strutturata può apparire fredda e impersonale senza consentire ai partecipanti di divagare.

L’intervistatore può comunque essere amichevole e aiutare il candidato a rilassarsi, ma la mancanza di spontaneità rende l’ambiente più rigido e non consente l’esplorazione di aspetti che potrebbero emergere.

Inoltre, l’intervista strutturata, nonostante tutta la sua preparazione e standardizzazione, non è ancora immune ai pregiudizi dell’intervistatore . L’esistenza di un gruppo di intervistatori può moderare l’effetto, ma non aiuta a rendere il processo più confortevole per il candidato.

Tuttavia, per ruoli più senior o posizioni di responsabilità, è una buona idea usare un colloquio strutturato che può mitigare il rischio di una scelta sbagliata. Tieni presente, però, che la selezione dovrebbe includere diversi tipi di valutazioni. Lascia il colloquio come fase finale e includi test e altri metodi per creare un processo di assunzione completo e affidabile .